Protocolo y Ceremonial Diplomático

El ceremonial nunca ha perdido su valor. Es un ordenador de la vida social de las comunidades.La teoría del ceremonial se prolonga a la vida moderna como parte valiosa de las Relaciones Públicas.Se ocupa de facilitar la comunicación en un ámbito propicio para que funcionarios públicos, empresarios, ejecutivos logren una tarea y tengan acceso a la parte humana de las personas entre quienes tengan interés de acercarse.

La vida de relaciones en la comunidad internacional y la creación de organizaciones hacen necesario el uso práctico de las normas de etiqueta, ya que en las reuniones sino se emplea exactamente el ceremonial, el orden de precedencia harían imposible el desenvolvimiento de las deliberaciones. 

El término Protocolo, procede del griego “protos” que significa primero; esto nos da pie a pensar que el largo alcance de la palabra (tiene otras muchas acepciones) no es ni más ni menos que situar primero a quienes deben estar primeros, dar a cada uno lo suyo, lo que se merezca, con arreglo a su categoría. 

Protocolo son las normas establecidas por leyes, reales decretos, órdenes ministeriales, porque la misión del protocolo es establecer unas normas a la hora de situar y ordenar tanto a las cosas como a las personas. Establece mediante una ley o un real decreto lo que se debe hacer y cómo situar a unos determinados cargos; por ello no me vale el concepto que del protocolo se tiene y que parece ser un cajón de sastre; a cualquier cosa decimos, “no es protocolario”, “este señor no cumplió el protocolo (porque se rascó la nariz o porque no iba adecuadamente vestido). Protocolo son normas oficiales y sirven exclusivamente para ubicar con unas determinadas precedencias a las autoridades de un Estado, de una comunidad autónoma o de un municipio. 

Ejemplo práctico para su mejor comprensión

Visitas Oficiales: 

Se realiza por cualquier tipo de representante de la administración o gobierno de un país al representante de otro país u organización internacional. Pueden participar, entonces, Jefes de Estado, Jefes de Gobierno, Ministros, Secretarios, etc. La reunión se puede solicitar, no es necesario que haya una invitación previa. Por lo regular tienen un tema en específico a tratar. Son más flexibles en cuanto a la duración, por lo regular menos de 3 días. También asisten los consortes. Son menos formales. Se pueden dar más de una vez durante el mismo mandato (por país). Casi todas son económicas: de trabajo o de negocios.

Visita oficial de los herederos británicos a España

Clasificación: 

● El anuncio a los medios interesados y a las autoridades competentes en el país/lugar de destino. 

● La existencia de una agenda concreta de actividades dentro del "programa oficial". Dependiendo de la naturaleza de viajero y viaje ésta se pasará a la prensa o no y también se asignará tiempo para otras ocupaciones no-oficiales. 

● La constitución de una delegación que acompañe a la figura principal del viaje. 

● La presencia de un comité de recibida, igualmente oficial y acorde al rango del enviado

Visitas de Estado: 

Se realiza únicamente por un Jefe de Estado, invitado por otro Jefe de Estado. El requisito fundamental para que se dé una visita de Estado es la invitación previa y oficial entre dos jefes de Estado.

Visita de Estado del Presidente Peña Nieto a Portugal (2014)

Se clasifican en cuatro tipos: 

1. Visitas de Estado: Tienen carácter oficial y se desarrollan en respuesta a una invitación formal del jefe de Estado del país que invita. 

2. Visitas de cortesía: Se producen cuando se acude en respuesta a una invitación de algún acontecimiento de carácter internacional que se desarrolla en otro país. 

3. Visitas de interés: Se producen a instituciones de carácter supranacional y tienen un interés especial para el Estado al que representa. 

4. Visitas privadas: Pertenecen al ámbito privado y no necesitan el mismo grado de organización y preparación que las visitas anteriores.

Programa de una visita de Estado 

El proceso de preparación de una visita de Estado es lento y se inicia varios meses antes de la fecha prevista. Normalmente gran parte del proceso se gestiona a través de las misiones diplomáticas de ambos países. Las visitas de Estado suelen tener una duración máxima de tres días, aunque no hay ninguna exigencia que obligue a una duración concreta: 

Día 1

● Recepción oficial en el aeropuerto o en el lugar que en cada país se determine para realizar esta ceremonia. 

● Reunión y almuerzo ofrecido por el jefe de Estado anfitrión al visitante en su residencia oficial. Suele aprovecharse este almuerzo para hacer intercambio de obsequios o de condecoraciones de ambos países, si fuera el caso. 

● Cena de gala que ofrece el jefe de Estado anfitrión al visitante. 

Día 2

● Ofrenda floral al monumento a los caídos o algún otro monumento significativo para el país anfitrión. 

● Visita a la Cámara Legislativa, donde también puede haber firma en el Libro de Honor, intercambio de obsequios e imposición de condecoraciones. 

● Visita a la sede de la municipalidad de la capital del Estado. 

● Reunión con el primer ministro del Estado anfitrión en el caso de que el país que se visita no sea un sistema presidencialista. 

Día 3 

● Visitas de tipo cultural, empresarial o económico que puedan ser de interés para las relaciones entre ambos países. 

● Encuentro con los nacionales del país visitante en la sede de la embajada 

● Despedida oficial del visitante que suele realizarse en el mismo lugar donde tuvo lugar la recepción oficial el primer día.

La Acreditación:

Es el acto por el cual un Estado (acreditante) comunica su voluntad de considerar a una determinada persona como agente diplomático a su servicio para actuar en dicha calidad sea ante otro Estado u organización internacional. La acreditación tiene lugar cuando el nuevo embajador entrega sus credenciales ante el jefe del Estado (por ejemplo, el Rey en las monarquías constitucionales) del país anfitrión

Acreditación diplomática de Embajador Leiro en Paraguay Septiembre de 2017

Comunicación Diplomática: 

Una de las funciones primordiales que justifican la necesidad de la diplomacia permanente.El desarrollo de las nuevas formas de diplomacia directa y al más alto nivel (Jefes de Estado o de Gobierno y Ministros de Asuntos Exteriores) exige para su eficacia la disponibilidad de canales oficiales de comunicación y gestión que sólo pueden garantizarse con la presencia de misiones permanentes.Las funciones de comunicación que realizan las misiones y agentes diplomáticos,operan en ambos sentidos,de las autoridades del Estado acreditante a las del Estado receptor y viceversa.A diferencia de las informaciones realizadas por los medios de comunicación social,la comunicación diplomática posee la característica de la oficialidad, es decir garantiza que la información comunicada se corresponde con la posición gubernamental.

La función comunicativa resulta decisiva para el desarrollo de los procesos negociadores y la notificación de las instrucciones que deberán seguir los representantes diplomáticos en el desempeño de su actividad.Pero también sirve para facilitar cuantas informaciones son solicitadas por el gobierno acreditante sobre las condiciones políticas,económicas,sociales,etc. del país receptor. Dichas informaciones se incorporarán al proceso decisional de la política exterior que realizarán el gobierno y otros órganos estatales. 
Esta tarea de obtención de información ha sido la que ha asociado la diplomacia,no siempre de forma correcta,con oscuras funciones de espionaje (militar,político o industrial) ejercidas al amparo de la cobertura política y jurídica que ofrecen las misiones diplomáticas y que,en todo caso,violan lo dispuesto por el Convenio de Viena en sus arts. 3 ,1 d y 41.En cualquier caso,la diplomacia ofrece unos canales de comunicación e información privilegiados que facilitan las relaciones interestatales,incluso en las difíciles condiciones que ofrecen los conflictos armados.

La correspondencia diplomática y consular es la comunicación oficial enviada o recibida por las misiones y oficinas consulares y es relativa a sus funciones. 

Mensaje cifrado 

La clave o sistema de cifrado de la correspondencia diplomática y consular es característico de los servicios exteriores y su uso está consignado y protegido por el artículo 27 de la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas y el artículo 35 de la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares. Estos artículos obligan al Estado receptor a permitir y proteger la libre comunicación de la misión y la oficina consular para todos los fines oficiales, haciendo mención de los mensajes en clave o en cifra como parte de las comunicaciones normales de la representación con el gobierno, con las misiones diplomáticas y con los demás consulados del Estado que envía, dondequiera que se encuentren.

Ayuda Memoria, Pro-Memoria o Aide-Memoire 

Es un escrito informal muy sintético, sin signos externos de autoridad, que hace un extracto del asunto a plantear, por ejemplo por el embajador, a una Cancillería extranjera, o por un enviado. El documento se entrega al final de la conversación para recordar al interlocutor lo tratado con amplitud en la conversación. Se utiliza igualmente para reflejar argumentos provisionales sin comprometernos y sin prejuzgar futuros efectos de una negociación, reflejando un punto de vista de partida y no definitivo en el proceso. 

La nota diplomática verbal 

Es el tipo de nota que se usa con mayor frecuencia; en ella se abordan cuestiones de trámite común y de menor importancia y se redacta en tercera persona, siendo dirigida por la misión a la Cancillería, o viceversa. 

Nota diplomática formal o escrita 

La nota diplomática formal o escrita es la menos frecuente. En ella se tratan cuestiones de mayor importancia o seriedad, está escrita en primera persona y la dirige el jefe de misión al Secretario de Relaciones Exteriores o viceversa. 

Notas consulares verbales y formales 

Las notas verbales o las formales procedentes de una oficina consular no son esencialmente diferentes en su redacción de las diplomáticas, salvo que se cambia “La Embajada de México” por “El Consulado [General si acaso lo es] de México saluda muy atentamente al Cuerpo Consular acreditado en el Estado de...” o “...saluda muy atentamente a la Oficina del Gobernador del Estado de...y tiene la honra de...”. Igualmente se hacen las respectivas sustituciones en el resto del texto de la nota verbal. 

Lista Diplomática 

En este documento aparecen el nombre del embajador o del encargado de Negocios, el nombre oficial del Estado que representa, la fecha de su fiesta nacional, la fecha de llegada del emisario, la fecha de presentación de sus credenciales al jefe del Estado, y el orden de precedencia que guarda el enviado extranjero, o representante de organismo internacional, en el Cuerpo Diplomático acreditado ante el gobierno.

Canje o Intercambio de Notas

El Canje de notas es una forma de concluir un tratado que consiste en intercambiarse entre dos Estados dos notas cuyo contenido se declara por ambos que se quiere constituya un acuerdo internacional. 

Memorándum o Memorando de Entendimiento 

Estos memorandos también llamados Acuerdo Ejecutivo, Acuerdo Administrativo o Institucional, son más formales que un Canje de Notas y constan solamente de un instrumento a diferencia del canje que consta de dos documentos confirmando un mismo texto. Su negociación y suscripción se circunscribe a un orden temático y son de interés solamente para un área o sector de gobierno, sin comprometer, como un tratado o convenio, a la Nación en su conjunto. 

Proyecto de Resolución 

Las resoluciones en el sistema parlamentario diplomático son una forma documental de expresar los consensos, los extrañamientos, o las voluntades políticas de los miembros de un organismo internacional sobre un tema de interés para esos países u organizaciones cuando se trata de las no gubernamentales. 

Tratados y Convenios 

La Ley sobre la Celebración de Tratados establece que un tratado es el convenio regido por el derecho internacional público, celebrado por escrito entre el Gobierno y uno o varios sujetos de Derecho Internacional Público, ya sea que para su aplicación requiera o no la celebración de acuerdos en materias específicas, cualquiera que sea su denominación, mediante el cual los los estados asumen compromisos. 

Cartas Credenciales 

A través de este documento, que sigue un formato y una terminología especial, el jefe de Estado designa a un embajador ante un gobierno. Su suscripción entraña que el Estado que envía desea llevar la relación bilateral al nivel diplomático más alto, con mención de que el designado como embajador cumple personales y profesionales para un buen desempeño. En las Cartas Credenciales del embajador extraordinario y plenipotenciario se expresa que se le debe dar entera fe y crédito a sus actos que realizará en nombre del presidente de, es decir, del jefe del Estado.

Cartas de Gabinete y Letras Patentes 

A un encargado de Negocios ad interim usualmente lo acredita el embajador para que quede al frente de la Embajada en su ausencia temporal. Para ello se utiliza una nota formal dirigida al ministro de Relaciones Exteriores del Estado receptor. 

Exequatur 

El Exequatur es un documento que expide el gobierno de un país a un cónsul, en el que se lo autoriza a desempeñar sus tareas consulares en representación de su país. 

Cartas Autógrafas 

Cartas Autógrafas es el nombre genérico que se utiliza para la correspondencia entre jefes de Estado con motivo de eventos especiales; entre otros, para felicitar a un presidente o a un monarca cuando asumen el poder; para presentar condolencias cuando sucede algún siniestro de gravedad nacional o el fallecimiento de una alta autoridad de ese Estado; o para desear un pronto restablecimiento de la salud de un jefe de Estado o de gobierno.

Carnet 

Este documento sirve al funcionario diplomático, consular, o de representación de organismo internacional, y a sus cónyuges, como documento de identidad y constancia de su régimen diplomático ante las autoridades mexicanas. Los formatos de estos carnets difieren entre sí, porque responden al régimen de inmunidades y privilegios según la categoría y rango de su titular.